Sito per un agriturismo o una cantina: booking engine, WhatsApp o modulo di contatto?

Quando progetto il sito di un agriturismo o di una cantina, la domanda che arriva prima di quella sulla grafica è quasi sempre la stessa: da dove devono arrivare le prenotazioni? Dal booking engine, da un modulo, da WhatsApp o dal telefono. Non esiste una risposta valida per tutti, perché dipende da come la struttura gestisce il calendario e da chi risponde ai clienti. In questo articolo provo a spiegare come scelgo, con quattro siti turistici che ho realizzato tra il Chianti fiorentino e la provincia di Siena.

Sono quattro casi diversi. Agriturismo Il Bacio, a Barberino Tavarnelle, riceve le richieste di soggiorno su WhatsApp e con un modulo di disponibilità. Castello La Leccia, a Castellina in Chianti, manda gli ospiti a un booking engine esterno. Il ristorante Alla Pieve, a Pievescola, punta tutto su telefono e WhatsApp, e Tuscan Secret Experience, un’agenzia di esperienze di Siena, ha il telefono sempre in vista e una chat che si apre da un riquadro fisso. È lo stesso ragionamento che faccio in ogni realizzazione di siti web a Siena per l’ospitalità e per le strutture del Chianti fiorentino.

Prima di scegliere il canale: chi gestisce il calendario?

La prima cosa che chiedo è dove sta il calendario delle disponibilità. Se la struttura è già su Booking.com o Airbnb e usa un channel manager, il calendario vive lì, e il sito deve portare l’ospite a quel sistema, non crearne un secondo. Un plugin di prenotazione installato sul sito e non sincronizzato con i portali è il modo più rapido per avere due ospiti nella stessa camera nello stesso weekend.

Se invece le prenotazioni si gestiscono a mano, con un’agenda o un foglio condiviso, basta un canale che raccolga la richiesta e la porti alla persona giusta: un modulo, WhatsApp o il telefono. Ne ho parlato anche nella FAQ su come si collega il sito a un booking engine già in uso: il sito non sostituisce il sistema che usi già, lo rende più facile da raggiungere.

Booking engine: quando conviene e come collegarlo

Il booking engine conviene quando l’ospite può prenotare e pagare senza parlare con nessuno, perché camere e prezzi sono definiti. Nel sito di Castello La Leccia il pulsante «Prenota il soggiorno» è nella prima schermata della home, accanto a «Wine tasting tours»: chi arriva sul sito sa subito dove cliccare.

Nel collegamento contano alcuni dettagli che spesso si trascurano:

• un’etichetta che dica cosa succede: «Verifica disponibilità e prezzi» è più chiaro di «Prenota ora», perché l’ospite sa che non sta ancora pagando;
• la lingua giusta: se il booking engine lo permette, il pulsante della versione inglese deve aprire il motore in inglese, non in italiano;
• un link invece di un iframe: molti motori di prenotazione dentro un riquadro del sito diventano scomodi da smartphone, con doppie barre di scorrimento;
• un’alternativa per chi ha domande: accanto al pulsante metto sempre un contatto, perché chi chiede se il cane è ammesso o se c’è un letto aggiuntivo non prenota finché non ha la risposta.

Modulo di richiesta: chiedi le date, non solo il messaggio

Un modulo funziona bene quando la struttura vuole rispondere di persona, con un preventivo o qualche consiglio. La differenza la fanno i campi. Nella pagina Disponibilità del sito di Agriturismo Il Bacio il modulo chiede nome, email, data di arrivo, numero di adulti e di bambini e un messaggio libero. Con queste informazioni la prima risposta può già essere un preventivo, invece di una domanda del tipo «per quante persone?».

Pochi campi, quelli che servono per rispondere: nel modulo del Bacio il telefono non c’è proprio, perché per mandare un preventivo bastano l’email e le date. Le richieste arrivano nella casella email che indica il cliente. Se ti stai chiedendo se un modulo serva ancora o basti un indirizzo email, ho messo a confronto le due soluzioni nell’articolo sul modulo di contatto o email.

WhatsApp: comodo per l’ospite, impegnativo per chi risponde

Per chi scrive dall’estero WhatsApp è spesso la strada più semplice: niente prefissi da comporre, niente email che finiscono nello spam, e si può mandare una foto o un vocale. Il Bacio lo usa come canale principale per i soggiorni, con un pulsante fisso in basso e la scritta «WhatsApp only» accanto al numero; Alla Pieve lo tiene sempre visibile insieme al telefono. Ho raccontato come lo imposto nell’articolo su WhatsApp nel sito web.

Il rovescio è che i messaggi arrivano a qualsiasi ora, spesso senza le date, e restano sul telefono di una persona sola. Un accorgimento che aiuta è il messaggio precompilato: il link apre la chat con un testo già scritto, che l’ospite deve solo completare.

https://wa.me/39XXXXXXXXXX?text=Buongiorno%2C%20vorrei%20sapere%20la%20disponibilit%C3%A0%20dal%20...%20al%20...%20per%20...%20persone

Nella versione inglese del sito il testo precompilato va tradotto, altrimenti l’ospite si ritrova a scrivere in italiano.

Telefono: per chi decide in giornata

Per un ristorante, o per chi cerca una degustazione per il pomeriggio stesso, il telefono resta il canale più rapido. Nel sito di Alla Pieve il numero compare nel menu, nella prima schermata e alla fine di quasi ogni sezione, e da smartphone si chiama con un tocco grazie al link tel:.

Quando le attività sono più di una, conviene separare i numeri. Il Bacio ne ha uno per i soggiorni e uno per le visite in cantina, scritti in fondo a ogni pagina con l’indicazione di cosa riguardano: chi chiama per una degustazione parla subito con chi la organizza.

Soggiorno e degustazione: due prenotazioni diverse nello stesso sito

Agriturismi e cantine hanno quasi sempre due tipi di cliente: chi cerca dove dormire per una settimana e chi passa per qualche ora a vedere la cantina. Sono richieste diverse, e mescolarle in un unico pulsante «Contattaci» costringe entrambi a spiegare da capo cosa vogliono.

Per questo nel sito di Il Bacio la prima schermata ha due pulsanti, «Scopri i nostri appartamenti» e «Scopri il nostro vino», che portano a pagine separate con contatti separati. Castello La Leccia fa lo stesso con «Prenota il soggiorno» e «Wine tasting tours». Se poi la cantina vende anche online, il negozio diventa un terzo percorso, che va tenuto distinto dagli altri due: ne parlo nella pagina sulla realizzazione di siti e-commerce.

Dove mettere i pulsanti nella pagina

Il canale giusto serve a poco se l’ospite non lo trova. Le regole che seguo sono semplici:

• nella prima schermata da smartphone, senza dover scorrere, perché molti cercano la vacanza dal telefono;
• vicino a ciò che fa decidere: alla fine della descrizione di ogni appartamento, non solo in fondo al sito;
• un solo elemento fisso: un pulsante WhatsApp in basso va bene, quattro icone che seguono lo scorrimento coprono le foto e il testo;
• nel footer, con un’etichetta: «Per prenotare il soggiorno», «Per le degustazioni», così chi scorre fino in fondo sa quale numero usare.

Se il sito è in più lingue, va tradotto anche il percorso di prenotazione

Nei siti turistici una parte importante degli ospiti legge in inglese o in tedesco. Castello La Leccia è in quattro lingue, Alla Pieve in tre, Il Bacio e Tuscan Secret Experience in due. Tradurre i testi non basta: vanno tradotti anche le etichette dei pulsanti, il modulo con i messaggi di conferma e le email automatiche, e il testo precompilato di WhatsApp. Il numero di telefono va scritto con il prefisso internazionale, +39, altrimenti da un cellulare straniero la chiamata non parte.

Per gestire le traduzioni uso WPML: ho spiegato perché nell’articolo sul sito WordPress multilingua.

Come capire quale canale funziona davvero

Dopo qualche mese vale la pena contare da dove arrivano le prenotazioni. Il modo più semplice è manuale: quante email dal modulo, quante chat su WhatsApp, quante telefonate. Per un dato più preciso si possono misurare i clic sui pulsanti con Google Analytics, come spiego nell’articolo su Google Analytics 4 con Google Tag Manager. Il tracciamento però richiede il banner dei cookie e un’informativa aggiornata, quindi lo decidiamo insieme all’inizio, non lo aggiungo d’ufficio.

Se un canale non porta quasi niente, non serve toglierlo subito: spesso è nel posto sbagliato della pagina. Su come leggere questi numeri ho scritto un articolo dedicato alle conversioni di un sito web.

La combinazione che consiglio più spesso

Per una struttura con un channel manager: il booking engine come pulsante principale, più un modulo per le domande e WhatsApp per chi scrive dall’estero. Per una struttura piccola che gestisce il calendario a mano: modulo con date e ospiti, WhatsApp con messaggio precompilato e telefono in vista. In entrambi i casi la degustazione o il ristorante hanno il loro percorso, separato dal soggiorno.

Se stai progettando il sito di un agriturismo o di una cantina, partiamo da come lavori oggi: chi risponde, da quale telefono, con quale calendario. Il sito si costruisce intorno a quello. Gli altri lavori che ho fatto in zona sono nella pagina sulla realizzazione di siti web a Firenze.